Sommige applicaties geven je de mogelijkheid om gegevens te bewaren in CSV-formaat. CSV staat voor Comma Separated Values. De gegevens worden dus bewaard in een formaat waarbij iedere regel overeenstemt met een record in een databank of een XL-werkblad. De velden van de regels worden van elkaar onderscheiden via een komma.
Een csv-bestand herken je natuurlijk aan de bestandsextensie die eindigt op .csv. Je kan dit bestand selecteren en dubbelklikken waardoor je dit bestand opent in Excel.
Maar zoals je ziet, krijg je de gegevens in origineel formaat te zien. Je ziet dus één lange regel met gegevens die van elkaar gescheiden zijn door komma's.
Wil je hierin structuur brengen, dan vertrek je best van een lege werkboek. Heb je een leeg werkblad, dan kan je via het menu gaan naar data - import external data - import data
Zodra je hebt aangegeven dat je data wilt importeren, kan je op de harde schijf bladeren tot je aan het gewenste bestand bent gekomen.
Eenmaal het bestand geselecteerd, moet je nog zeggen hoe je de gegevens wil importeren. Dit gebeurt in 3 stappen. In de eerste stap geef je aan of je gegevens een vaste lengte hebben, dan wel bepaald worden door een tussenkarakter. Bij CSV werk je steevast met zo'n tussenkarakter, namelijk de komma.
In stap 2 bepaal je om welk tussenkarakter het gaat. In ons geval is dit dus de komma. Je krijgt onderaan het scherm ook het resultaat te zien Als dit resultaat niet overeenstemt met de gewenste indeling van gegevens moet je in deze stap of zelfs de voorgaande stap nog iets wijzigen.
In de laatste stap kan je nog een formattering per veld toepassen. Dit kan vooral handig zijn als je datums wilt importeren die op het eerste zicht niet door XL als dusdanig herkend worden.
En tot slot kom je in de herwerkte werkboek terecht. Hier kan je de voormalige csv-gegevens als een echt werkblad behandelen.
